Humanet v praxi: Prechod z iného softvéru do systému Humanet

Príspevok Humanet v praxi: Prechod z iného softvéru do systému Humanet – Registrácia a založenie databázy je venovaný vytvoreniu registrácie, založeniu databázy a prideleniu užívateľského prístupu.

Príspevok Humanet v praxi: Prechod z iného softvéru do systému Humanet - Založenie firmy je venovaný založeniu firmy v databáze mzdového modulu, od zadania údajov zamestnávateľa, cez nastavenie vybraných konštánt, definovanie útvarov a stredísk, pracovných kalendárov, skupín dovoleniek až po definovanie vlastných zrážok a výpočtov zrážok.

Príspevok Humanet v praxi: Prechod z iného softvéru do systému Humanet - Naplnenie databázy údajmi zamestnancov je venovaný možnostiam zápisu jednotlivých údajov zamestnanca do evidencie Osoba a Rola manuálne alebo hromadne importom tak, aby bol systém pripravený na správny výpočet mzdy aj v takých prípadoch ako je výpočet náhrady pri pracovnom voľne, výpočte náhrady pri dočasnej pracovnej neschopnosti či výpočet odvodov na sociálne poistenie v prípade rozpočítania príjmov.

Posledný príspevok zo série článkov, ktoré popisujú jednotlivé kroky, ktoré je potrebné vykonať pri prechode z iného softvéru do systému Humanet, sa venuje nastaveniu vybraných výstupov.

Nastavenie výkazov

Vo voľbe Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy/ Výkazy má užívateľ možnosť spracovať všetky výkazy požadované súčasnou legislatívou v elektronickej aj v listinnej podobe:
Výkaz preddavkov zamestnávateľa na zdravotné poistenie
Výkaz preddavkov platiteľa dividend na zdravotné poistenie
Mesačný výkaz poistného a príspevkov na sociálne poistenie
Výkaz poistného a príspevkov na sociálne poistenie
Prehľad o zrazených a odvedených preddavkoch (mesačný daňový prehľad)
Hlásenie o vyúčtovaní dane (ročné daňové hlásenie)
Oznámenie o zrážkovej dani
Výkazy príspevkov na doplnkové dôchodkové sporenie
Výkazy príspevkov na životné poistenie
Výkazy príspevkov na starobné dôchodkové sporenie
Ročný výkaz o plnení povinného podielu zamestnávania občanov so zdravotným postihnutím (výkaz ÚPSVaR)

Pri prvom spustení výkazov je potrebné nastaviť v jednotlivých výkazoch niektoré údaje. Časť údajov sa automaticky načítava z údajov organizácie, niektoré údaje je potrebné doplniť, napr. číslo účtu. Takto nastavené údaje sa uložia a použijú pri budúcom spracovaní.

Pre správne vyplnenie údajov oznámenia o zmene platiteľa poistného a výkazov na zdravotné poistenie je potrebné vyplniť údaje ako číslo platiteľa a kód pobočky.

Viac sa o nastavovaní výkazov dočítate v Užívateľskej príručke – II. časť.

Prevodné príkazy

Vo voľbe Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy/ Platobné operácie/ Bankové operácie má užívateľ možnosť spracovať prevodné príkazy do banky v elektronickej aj v listinnej podobe. Prevodný príkaz možno spracovať do listinnej podoby vo formáte pdf, alebo do elektronickej podoby, dnes štandardne do xml súboru SEPA platby. Spracovanie prevodného príkazu sa vykonáva v dvoch krokoch:
1. Vytvorenie zoznamu platieb, ktorý možno upraviť. Zoznam sa uloží do voľby Úhrada príkazov na úhradu, odkiaľ možno zoznam platieb opakovane spracovať do výstupného súboru výberom príslušného spracovateľa.
2. Spracovanie zoznamu platieb do výstupného súboru výberom príslušného spracovateľa.

Pred prvým spracovaním prevodného príkazu je potrebné vo voľbe Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy/ Platobné operácie/ Bankové operácie/ Automatizované generovanie príkazov na úhradu nadefinovať tzv. proces. Je to definícia prevodného príkazu, kde má užívateľ možnosť určiť:
- z ktorého účtu organizácie sa platby budú realizovať,
- ktoré typy platieb sa do prevodného príkazu budú spracovávať (je možné nadefinovať samostatný proces pre platby odvodov a dane a samostatný pre výplaty a zrážky zamestnancov),
- že do prevodného príkazu sa zahrnú len platby na účet konkrétnej banky (je možné nadefinovať procesy pre platby do konkrétnej banky, ak má organizácia účty vo viacerých bankách, môže týmto spôsobom ušetriť na bankových poplatkoch),
- proces pre zahraničné platby.

Užívateľ môže nadefinovať neobmedzený počet definícií procesov bankových operácií. Tieto definície sa uložia pre budúce spracovanie. Viac sa o nastavovaní prevodných príkazov dočítate v Užívateľskej príručke – II. časť.

Účtovný doklad

Vo voľbe Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy/ Export do účtovníctva má užívateľ možnosť spracovať účtovné doklady v elektronickej aj v listinnej podobe. Účtovný doklad sa spracuje spustením príslušnej definície účtovného dokladu a následným výberom spracovateľa, ktorý vytvorí exportný súbor. Dnes systém Humanet poskytuje export do účtovných systémov Humanet, WinX, AlfaBASE, MADO, AMULET, SAP, Ventus, LLarGo, MRP a Profit365.

Pred prvým spracovaním účtovného dokladu je potrebné upraviť definíciu účtovného dokladu. Pre tento účel možno použiť jednu z predpripravených definícií, z ktorej sa vytvorí kópia. Do nej sa doplnia analytické účty podľa účtovnej osnovy organizácie, prípadne sa riadky účtovného dokladu upravia podľa požiadavky užívateľa. V riadkoch účtovného dokladu možno nadefinovať:
- mzdovú položku, alebo prostredníctvom výrazu skupinu mzdových položiek, ktoré sa do riadku budú z vypočítaných miezd načítavať,
- názov položky, pod ktorým sa suma zaúčtuje,
- syntetickú a analytickú časť účtu na strane MD a DAL,
- triediace kritérium, ak je to požadované (napr. triedenia na strediská, na zamestnancov),
- podmienky, ak je tak požadované (napr. odvody za jednotlivé zdravotné poisťovne, aby každá z poisťovní bola vedená na samostatnom analytickom účte).

Pre export do účtovných systémov MRP a Profit365 je potrebné použiť kópiu definície pre tieto programy, pretože obsahujú špecifické nastavenia vlastné len týmto programom. Pre ostatné exporty platí, že možno použiť ktorúkoľvek z definícií UD01 až UD04, rozdiel je len v nastavení rozúčtovacieho hľadiska. Viac sa o nastavovaní účtovného dokladu dočítate v Užívateľskej príručke – II. časť.

Výplatná páska, mzdový list, rekapitulácia

Pre zostavy výplatné pásky, mzdové listy a rekapitulácie platí, že sú to čiastočne užívateľsky editovateľné zostavy. Každý typ zostavy má v novej databáze nastavených niekoľko vzorových definícií. Užívateľ tak môže vytvoriť kópiu vzorovej definície a tú upraviť podľa potreby.

Vo výplatnej páske má užívateľ možnosť nastaviť:
- zoznam položiek (riadkov v tele výplatnej páske), zadať vlastný názov,
- veľkosť písma a farbu písma položiek,
- počet pások na stranu, počet stĺpcov v tele výplatnej pásky, počet riadkov v tele výplatnej pásky, horizontálne/vertikálne usporiadanie položiek v tele pásky,
- vlastnú grafickú predlohu hlavičky, päty ale aj riadku výplatnej pásky,
- zobrazovanie grafu s vyhodnotením podielu odvodov, dane, zrážok a čistej mzdy zamestnanca,
- posielanie výplatnej pásky e-mailom.

V mzdovom liste má užívateľ možnosť nastaviť:
- zoznam položiek (riadkov v tele mzdového listu), zadať vlastný názov,
- vlastnú grafickú predlohu hlavičky a jednotlivých typov päty.

V rekapitulácii má užívateľ možnosť nastaviť:
- zoznam položiek (riadkov rekapitulácie), zadať vlastný názov,
- zvýrazniť riadok tučným písmom,
- triediace kritériá (napr. podľa nákladového útvaru, strediska),
- prednastavený výstupný formát (pdf, xlsx, csv),
- štýl (riadková, stĺpcová).

Zostavy sa nachádzajú vo voľbe Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy. Viac sa o nastavovaní výplatnej pásky, mzdového listu a rekapitulácie dočítate v Užívateľskej príručke – II. časť.

Formulárové zostavy

Zostavy ako pracovná zmluva, dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, zmena pracovnej zmluvy, dodatok k pracovnej zmluve, vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb a ďalšie sú v systéme zapracované ako plne editovateľné formulárové zostavy. To umožňuje užívateľovi používať pri spracovaní výstupov tohto typu vlastné znenie a formát tlačív, napr. aj na firemnom hlavičkovom papieri.

Vo voľbe Personálne údaje/ Formulárové zostavy a vo voľbe Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy/ Formulárové zostavy je viacero definícií vzorových formulárových zostáv. Definícia obsahuje nielen docx alebo pdf súbor s textom znenia, napr. zmluvy, s dátovými poľami pre zápis údajov z databázy, ale aj dátové parametre, ktoré zápis jednotlivých údajov riadia. Užívateľ má možnosť jednoduchým spôsobom upraviť znenie a vzhľad formulára podľa vlastných požiadaviek. Pre tento účel vytvorí kópiu definície vzorovej zostavy, uloží šablónu na disk, šablónu upraví a znovu načíta do definície. Viac sa o vytváraní a úprave formulárových zostáv dočítate v príručke Ako začať – vytváranie zostáv.

Riadkové zostavy

Kontrolné zostavy ako prehľad pracovných pomerov, prehľad dohôd, prehľad vyplatených čiastok pracovníkov, prehľad vymeriavacích základov a poistného na sociálne poistenie po zamestnancoch a ďalšie sú v systéme zapracované ako plne editovateľné riadkové zostavy. To umožňuje užívateľovi zostaviť si vlastné prehľady podľa potrieb firemných procesov.

Vo voľbe Personálne údaje/ Riadkové zostavy a vo voľbe Spracovanie miezd/ Tlače a výstupy/ Riadkové zostavy je viacero definícií vzorových riadkových zostáv. Definícia obsahuje dátové parametre, ktorými sa do zostavy načítajú údaje z databázy. Užívateľ má možnosť jednoduchým spôsobom upraviť aj obsah vzorových definícií. Pre tento účel vytvorí kópiu definície vzorovej zostavy a upraví zoznam dátových parametrov, prípadne ďalšie nastavenia.

Zostavu možno spracovať:
- do formátov pdf, xlsx, csv,
- za jeden mesiac, za viac mesiacov (aj cez roky),
- cez filtre mzdového rozúčtovania, alebo filtre na roliach (spracovanie za vybrané záznamy).

Zostava umožňuje:
- vytiahnuť do zostavy väčšinu údajov z databázy vrátane PAM položiek a mzdových položiek vypočítaných v mzde,
- zadávať jednoduché výrazy (+,-,:,x), ktoré vyhodnotí program,
- zadávať zložité excelovské výrazy, ktoré vyhodnotí program Excel po spracovaní zostavy do xlsx,
- súčtovať číselné hodnoty, a to aj za triediace kritériá; zobrazovať len súčtové riadky,
- zvýrazniť riadok tučným písmom,
- zarovnať text/číslo vľavo, vpravo, na stred, určiť spôsob zaokrúhľovania, určiť počet zobrazovaných desatinných miest,
- triediť údaje podľa zadaných triediacich kritérií,
- vyťahovať do zostavy len požadované záznamy podľa zadaných podmienok filtra, možnosť zmeniť filter počas spracovania zostavy,
- nastaviť predvolený formát pdf, xlsx alebo csv.

Viac sa o vytváraní a úprave formulárových zostáv dočítate v príručke Ako začať – vytváranie zostáv.

Spracovala: Ing. Martina Lapšová, metodik PaM, HOUR, spol. s r.o.