Humanet efektívne

Využitie vzorcov programu Excel v definícii riadkovej zostavy – časť II.

Funkcia Riadkové zostavy je užívateľom systému Humanet známa. Pomocou nej si môžu vytvárať vo formáte pdf, xlsx a csv vlastné kontrolné zostavy či prehľady z údajov evidovaných v databáze. Predovšetkým formáty xlsx a csv sú veľmi obľúbené. Užívateľ má možnosť so spracovanými údajmi ďalej pracovať – triediť ich, vytvárať nové prehľady, kontingenčné tabuľky a grafy, ale aj údaje vyhodnocovať pomocou výrazov programu Excel.

V príspevku Humanet efektívne: Využitie vzorcov programu Excel v definícii riadkovej zostavy – časť I. boli vysvetlené dve základné pravidlá, ktoré je potrebné dodržiavať pri zadávaní excelovských výrazov do definície stĺpca riadkovej zostavy. V tomto príspevku uvádzame dva príklady využitia excelovských výrazov pri vyhodnocovaní údajov spracovaných v riadkovej zostave.

Príklad výpočtu percentuálneho rozdielu

Je potrebné vypočítať, o koľko percent je vyšší, resp. nižší hrubý príjem jednotlivých zamestnancov v aktuálnom mesiaci v porovnaní s predchádzajúcim mesiacom. Aby bolo možné vykonať takýto výpočet, je potrebné spracovať do jednej zostavy prehľad hrubých príjmov za aktuálny a predchádzajúci mesiac. Pre tento účel sa do definície stĺpca pridá položka typu DÁTOVÁ POLOŽKA, do ktorej sa vyberie napr. dátový parameter Mzdová položka > SMF90921 HRUBÝ PRÍJEM > Štandardná hodnota - po mesiacoch.

Typ položky Štandardná hodnota – po mesiacoch zabezpečí, že ak sa označia pri spracovaní zostavy napr. dva mesiace,

tak sa do zostavy zapíšu údaje za jednotlivé mesiace do samostatných stĺpcov, pričom sa do hlavičky zapíše označenie príslušného mesiaca.

Pre výpočet percentuálneho rozdielu sa použije výraz:

=ROUND((INDIRECT(ADDRESS(ROW();COLUMN()-2)))/(INDIRECT(ADDRESS(ROW();COLUMN()-3)))*100;0)-100

ktorý síce vyzerá zložito, ale neznamená nič iné ako:

Príklad slovného vyhodnotenia údajov

Je potrebné slovne vyhodnotiť, či je hrubý príjem jednotlivých zamestnancov v aktuálnom mesiaci v porovnaní s predchádzajúcim mesiacom rovnaký, väčší alebo menší. Aj v tomto prípade je potrebné mať v zostave k dispozícii sumy hrubých príjmov za aktuálny a predchádzajúci mesiac. Pre tento prípad sa dátová položka pre hrubý príjem pridá s vlastnosťou Štandardná hodnota - po mesiacoch, viď. predchádzajúci príklad.

Pre slovné vyhodnotenie porovnania rozdielu sa použije výraz:

=IF((INDIRECT(ADDRESS(ROW();COLUMN()-1)))=0;"rovnaký"; IF((INDIRECT(ADDRESS(ROW();COLUMN()-1)))>0;"väčší";"menší"))

Ak by sa použili odkazy na konkrétne bunky, tak pre siedmy riadok by tento vzorec vyzeral nasledovne:

=IF(I7=0;“rovnaký“;IF(I7>0;“väčší“;“menší“))

Funkcia IF patrí medzi obľúbené funkcie programu Excel. Umožňuje logicky porovnávať hodnoty a vyvodiť záver toho čo sa má udiať v prípade, že výsledkom porovnania je pravda, a čo v prípade, že výsledkom porovnania je nepravda.

V našom príklade sa vyhodnocuje suma v stĺpci Rozdiel – hr. príjem v €. Ak je v stĺpci hodnota 0, má sa zapísať text rovnaký. Ak je v stĺpci kladná hodnota, má sa zapísať text väčší, a ak je v stĺpci záporná hodnota, má sa zapísať text menší.

Viac o definovaní užívateľsky editovateľných riadkových zostáv nájdete v príručke AKO ZAČAŤ – VYTVÁRANIE ZOSTÁV, ktorú nájdete v programe v časti Dokumentácia/ Príručky, alebo na našej stránke v sekcii Príručky a návody/ Mzdy a personalistika.

Spracovala: Ing. Martina Lapšová, metodik PaM, HOUR, spol. s r.o.