Humanet efektívne

Využitie vzorcov programu Excel v definícii riadkovej zostavy – časť I.

Funkcia Riadkové zostavy je užívateľom systému Humanet známa. Pomocou nej si môžu vytvárať vo formáte pdf, xlsx a csv vlastné kontrolné zostavy či prehľady z údajov evidovaných v databáze. Predovšetkým formáty xlsx a csv sú veľmi obľúbené. Užívateľ má možnosť so spracovanými údajmi ďalej pracovať – triediť ich, vytvárať nové prehľady, kontingenčné tabuľky a grafy, ale aj údaje vyhodnocovať pomocou výrazov programu Excel.

Riadková zostava je typ zostavy, ktorá spracováva údaje na podobnom princípe ako funkcia hromadná korešpondencia typu zoznam v programe Word. Údaje z jednej evidencie (napr. údaje jedného zamestnanca) tvoria jeden riadok výslednej zostavy.

Okrem toho, že užívateľ môže pomocou riadkovej zostavy „vytiahnuť“ z databázy akýkoľvek údaj uložený v niektorej z evidencií, napr. meno, priezvisko či typ uzatvoreného pracovného pomeru,

môže vykonávať nad vybranými údajmi výpočty, a to priamo pri spracovaní zostavy. Výraz pre výpočet môže užívateľ definovať pomocou položky typu VÝRAZ, ktorá je súčasťou funkcií definovania stĺpcov riadkovej zostavy. Táto funkcia má však svoje obmedzenia. Umožňuje zadať len štyri základné operátory: plus, mínus, krát a delené.

Oveľa širšie možnosti definovania výrazov ponúkajú funkcie programu Excel. Tieto výrazy môže užívateľ do definície stĺpca riadkovej zostavy zadávať cez položku typu TEXT. V tomto príspevku si vysvetlíme dva základné princípy zadávania excelovského výrazu tak, aby bol po otvorení spracovanej zostavy vo formáte xlsx, resp. csv príslušným programom správne interpretovaný a vyhodnotený.

Pravidlo 1: Používajte textový odkaz na bunku

Je potrebné si uvedomiť, že reťazec, ktorý užívateľ vpíše do položky typu TEXT,

program pri spracovaní zostavy zapíše do každého riadku príslušného stĺpca rovnako.

Vysvetlíme si to na konkrétnom príklade. V zostave na obrázku vyššie je potrebné v stĺpci I vypočítať v každom riadku rozdiel medzi stĺpcom H a stĺpcom G. Ak by užívateľ zadával výpočet do už spracovanej zostavy, mohol by použiť výraz =H7-G7 v siedmom riadku zostavy, =H8-G8 v ôsmom riadku zostavy, atď. Ak by sa ale vzorec =H7-G7 vložil do dátového parametra typu TEXT v definícii riadkovej zostavy, v každom riadku spracovanej zostavy by bol zapísaný rovnaký vzorec, teda vždy s odkazom na bunky H7, G7. Preto sa pri vytváraní výrazu v definícii stĺpca nemôže použiť odkaz na konkrétnu bunku, ale všeobecne platný textový odkaz na bunku. Textové odkazy na bunku možno vytvárať napr. pomocou funkcií INDIRECT, ADDRESS, ROW a COLUMN.

Miesto odkazov H7, H8, atď. sa použije spoločný textový odkaz na bunku:

INDIRECT(ADDRESS(ROW();COLUMN()-1))

kde časť ROW() hovorí o tom, že hľadaná bunka je v rovnakom riadku, v akom je výraz, a časť COLUMN()-1 hovorí o tom, že hľadaná bunka je v stĺpci vľavo pred stĺpcom, v ktorom je výraz.

Miesto odkazov G7, G8, atď. sa použije spoločný textový odkaz na bunku:

INDIRECT(ADDRESS(ROW();COLUMN()-2))

kde časť ROW() hovorí o tom, že hľadaná bunka je v rovnakom riadku, v akom je výraz, a časť COLUMN()-2 hovorí o tom, že hľadaná bunka je v stĺpci, ktorý je dva stĺpce vľavo pred stĺpcom, v ktorom je výraz.

A tak sa do stĺpca Rozdiel - hr. príjem v € (stĺpec I) pridá položkou typu TEXT všeobecne platný výraz:

= INDIRECT(ADDRESS(ROW();COLUMN()-1))- INDIRECT(ADDRESS(ROW();COLUMN()-2))

ktorý v každom riadku vypočíta rozdiel medzi hodnotou v stĺpci H a hodnotou v stĺpci G.

Pravidlo 2: Výrazy vytvárajte v rovnakom programe, do akého sa spracuje výsledná zostava

Vytvorené výrazy je potrebné vytvárať a testovať v tom programe, v ktorom sa bude zostava spracovaná z programu Humanet otvárať do formátu xlsx, resp. csv. Ak sa napríklad výraz vytvorí vo vyššej verzii programu Excel, ale užívateľ bude spúšťať spracovanie zostavy z počítača s nižšou verziu programu Excel, ak výraz obsahuje funkciu, ktorá v nižšej verzii programu Excel ešte nie je dostupná, výraz sa v zostave nevyhodnotí.

Príklady použitia excelovských vzorcov pripravujeme do II. časti príspevku Humanet efektívne: Využitie vzorcov programu Excel v definícii riadkovej zostavy.

Viac o definovaní užívateľsky editovateľných riadkových zostáv nájdete v príručke AKO ZAČAŤ – VYTVÁRANIE ZOSTÁV, ktorú nájdete v programe v časti Dokumentácia/ Príručky, alebo na našej stránke v sekcii Príručky a návody/ Mzdy a personalistika.

Spracovala: Ing. Martina Lapšová, metodik PaM, HOUR, spol. s r.o.